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개념
직무분석에 대해 알기위해서는 직무라는 개념이 무엇인지 알아야한다. 직무라는 것은 하나한의 독립된 일거리인 과업들의 합을 의미한다. 직무는 과업보다 상위의 개념이며 1개의 과업이 하나의 직무가 되는 경우도 있다. 이러한 직무를 분석하는 것은 직무에 관한 주요 정보 수집 및 체계적 정리 과정이며 직무중심 인사관리의 출발점이라 할 수 있다. 만약 계속기업을 가정하는 조직이 사람 중심으로 돌아가게 된다면 사람들이 죽거나 이직하면 안정성이 떨어지는 큰 문제가 발생한다. 그러므로 인적변동의 제어를 가하기 위해 베버의 관료제가 생겨났고 규정 규칙 매뉴얼 같은 직무를 더 중요하게 생각하게 되었다. 그래서 이런 직무중심의 사고 방식은 기본적으로 Seller's Maket에서의 철학이며 원칙을 중요하게 생각한다.
절차 및 방법
직무분석의 절차 및 방법은 크게 예비조사, 직무정보 수집방법의 선택, 본조사, 정리 네 단계로 이루어져있다. 첫 번째 단계인 예비조사는 직무분석팀 구성, 지원체계 구축 등 조직에 대한 기초자료를 조사하는 단계이다. 두 번째 단계인 직무정보의 수집방법은 어떤 방법을 통해 정보를 얻을지 선택하는 단계로 질문지법, 관찰법, 면접법, 작업일지 네가지 방법이 있다. 일반적으로 계량분석 가능한 질문지법을 가장 많이 사용하며 질문지법이 깊은 정보를 얻기 힘들기 때문에 이를 보완하기위해 나머지 방법들을 보조적 수단으로 활용한다. 세 번째는 본조사단계로 직무자료를 수집하고 분석하는 단계로 분석항목 내용에는 직무특성, 책임 권한, 자격요건 등 다양한 내용들이 포함된다. 마지막 정리단계에서는 직무정보를 정리하여서 직무기술서와 직무명세서를 만든다. 직무기술서란 과업중심 직무분석에서 도출한 것으로 일거리를 중심이며 직무명세서는 사람중심 직무분석에서 도출한 것이기 때문에 직무에 필요한 능력 성격에 관한 것이다. 예를 들어 직무기술서는 영업사원은 매주 3일간 영업에 대한 프레젠테이션을 해야한다 이런 내용이며 이에 반해 직무명세서는 영업활동을 하는 사람은 말주변이 좋아야하며 외향적인 성격이 필수적이다 라는 내용 같은 것이다. 일반적으로 기업에서는 두 가지를 개별적으로 나두기 보다 통합해서 갖춤으로 서 직무에 관한 것들을 더 편리하고 보기 쉽게 만들어 둔다.
직무평가
직무평가는 직무분석의 다음단계로 각 직무의 중요성, 곤란도, 위험도 등을 평가하여 직무의 상대적 가치를 정하는 과정이다. 즉, 직무의 중요성에 따라 보상을 차별 지급하는 직무급을 실시하기 위해 직무를 평가하는 것을 의미한다.
직무평가의 방법으로는 크게 비양적방법과 양적방법 두 가지로 나누어진다. 비양적 방법은 질적방법 혹은 정성적 방법이라고도 부르며 수치보다는 직관같은 포괄적 판단에 기초한다. 대표적인 방법으로 서열법이 있는데 가장 오래되고 간단한 방법으로 평균을 활용하여 등수를 매기는 것이다. 하지만 평가자 주관이 개입되는 문제가 발생하며 이런 문제를 개선하기위해 분류법이라는 방법도 사용한다. 분류법이란 사전에 마련된 기준에 의해 제 등급에 각 직무를 적절히 판정하고 배분하는 것으로 강제적인 배정이라 할 수 있다. 대표적인 예로 공무원의 급수별로 인원을 강제 할당을 하는 것이 있고 이는 정부기관에서 널리 사용된다. 이를 통해 체계적 평가가 가능하지만 여전히 주관이 개입되는 문제가 발생한다. 이를 해결하기위해 양적방법을 사용한다. 양적방법이란 정량적방법 혹은 과학적방법이라고도 불리며 분석적 판단에 기초하여 수치들을 점수화 하는 것이다. 대표적인 방법에 점수법이 있는데 이는 직무를 평가요소로 분해하고 각 평가요소별로 가중치 및 점수화를 하는 것이다. 일반적으로 공장의 기능직에 대한 평가방법으로 많이 사용하고 평가요소로 숙력,노력,책임,작업조건 등을 일반적으로 포함한다. 하지만 직무수가 많이지면 이 것 또한 주관문제가 개입되기 때문에 이 문제를 해결하기 위해 요소비교법이 사용된다. 요소비교법은 핵심적인 기준직무를 선정하고 각 직무를 기준직무의 평가요소와 비교평가하는 것이다. 이 방법은 점수법으 개선된 것으로 평가요소별 점수화가 아닌 등급화로 기능직에 국한 되지 않고 사무직, 감독직, 관리직에서도 적용 할 수 있다.
직무분류
직무 분류란 동일 또는 유사한 역할 또는 능력을 가진 직무를 집단화 하는 것으로 직무군으로 분류하는 작업을 의미한다. 하지만 직무분류는 반드시 진무분석에 기초할 필요는 없으며 필요에 따라 관리직, 영업직, 작업직 등 임의로 결정할 수도 있다. 직무분류는 승진과 이동의 체계화를 위해서 반드시 필요하다. 예를 들어 기업에 들어온 종업원이 CFO가 되기 위해 어떻게 해야 할지 알 수 없지만 직무분류를 잘 해해서 체계화된 CDP프로그램을 이용한다면 더 효율적이고 체계적으로 인적자원을 개발할 수 있다.
직무설계
직무설계란 인적자원을 적재적소에 배치하여 활용하기위해 직무내용 및 작업 수행방법을 선택하는 과정이다. 직무들이 모여 부서를 이루고, 모인 모든 부서들을 합치면 조직이 되기 때문에 직무는 조직의 세포라 할 수 있으며 서로 밀접한 연관성을 지닌다. 즉, 직무과 그 조직의 특성을 결정하기 때문에 조직에 따라 직무를 잘 설계하는 것은 매우 중요한 활동이다. 직무설계과정은 구체적으로 직무의 복잡성, 공식화, 집권화 정도를 결정하는 과정이며 세 변수는 개인과 조직 규모와 형태의 차이로 인해 의미가 약간씩 변동한다. 복잡성이란 개인 수준에서는 과업들의 폭이나 범위를 의미하며 조직수준에서는 수평적, 수직적 공간적인 것들을 의미한다. 공식화는 규칙의 얼마나 만들어 만들 것인가에 대한 것으로 개인 수준에서 작업절차의 공식화와 작업기술의 표준화에 대해 설계하며 조직수준에서는 부문화와 계획통제시스템 교호적 수단을 통해 결정한다. 마지막으로 집권화는 개인 수준에서는 재량권이나 권한을 얼마나 줄 것인가에 대한 문제이며 조직 수준에서는 라인/스탭같은 수평적분권화 및 권한위양같은 수직적분권화로 나눌 수 있다.
직무설계방법
직무설계방법은 크게 전통적 접근방법인 과학적관리법과 현대적 접근방법인 직무재설계 두 가지로 나눌 수 있다. 과학적관리법은 직무의 범위와 깊이에 따라 직무를 네 가지 경우로 나눈다. 첫 번째는 하는 일거리의 개수가 적고 목표달성과정에서 단순 업무를 반복하는 단순근로자이다. 단순근로자는 과업이 하나에서 두가지 이며 좁은 부분의 일을 하며 재량이나 권한이 거의 없다. 두 번째는 일거리 개수는 적으나 재량권과 의사결정권이 넓은 전문인형이다. 이 부문은 주로 공인회계사나 변호사 같은 전문직에 해당하며 본인의 해당하는 업무 분야만 잘하면 되는 곳이다. 세 번째로 일선감독자 형이 있는데 이는 하는 일은 많으나 권한이 적은 중간관리자 같은 역할이라 할 수 있다. 마지막으로 일거리도 많고 재량권도 많은 경영자형이 있다. 경영자형은 기본적으로 모든 일을 하며 의사결정권 또한 가진다. 하지만 과학적관리법은 인간을 기계처럼 다룸으로서 직무소외 같은 문제가 발생했고 이에 따라 현대적 접근방법이 생겨났다. 현대적 접근방법은 전통적 접근방법에서 테일러의 원형을 바탕으로 직무를 재설계한 것으로 크게 직무순환, 직무확대, 직무충실화 세 가지로 구성된다. 직무순환이란 한 직무만을 하는 것이 아니라 일을 돌아가면서 하는 것이다. 두 번째로 직무확대는 하는 일거리를 수를 늘려주는 것이며, 마지막으로 직무충실화는 종업원들에게 더 많은 재량권을 주는 것을 의미한다.